Documentos físicos X Documentos digitais

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Todos os donos de empresa, em algum momento já se depararam com a questão: guardar os documentos físicos ou migrar para o digital? A alta carga tributária paga no Brasil, tanto pela pessoa física quanto pela pessoa jurídica, exigem que as pessoas tenham uma organização na parte tributária de suas finanças. Justamente devido a essa alta carga tributária que uma empresa pode passar a ter problemas futuros incidindo em multas altíssimas. A organização é a palavra de ordem para se gerir uma empresa com saúde fiscal em dia.

Além de um profissional competente, é de extrema necessidade que a empresa tenha seus documentos organizados. Mas qual seria a melhor forma de fazer isso? Sabe-se que o brasileiro é um povo empreendedor, apesar da pandemia nos primeiros 4 meses de 2020 foram abertas mais de 700 mil[1] empresas. Com isso temos uma ampla diversidade no perfil de empreendedores: desde os mais tradicionais aos mais arrojados, também devido à amplitude do território nacional e sua variedade cultural. Por exemplo, no ramo de restaurantes é possível citar desde aquele negócio de mais de 30 anos, gerenciado de maneira familiar com o controle de comandas e financeiro inteiro em papéis até a gigantesca franquia que faz tudo com touchpads e computadores.

No entanto, apesar do respeito pela preferência de gerenciamento de cada um, precisa-se ter consciência de que uma empresa deve guardar seus documentos fiscais por um prazo mínimo de 5 anos. Dessa forma, o montante físico de papéis torna-se considerável independente do tamanho do negócio. Isso sem mencionar as muitas intempéries da vida às quais todos estão sujeitos. Ao optar apenas por manter um arquivo físico, sempre existe o perigo de acidentes acontecerem, tais como incêndios, enchentes, desabamentos, sendo estes os mais comuns no território nacional. Caso a empresa seja acometida por isso, para o FISCO, não fará diferença, pois atualmente todos os documentos são disponibilizados de forma virtual.

O digital ganhou espaço e sagrou-se como o meio de vida para empresas tanto na parte de gerência interna quanto da própria proposta do negócio. Os arquivos salvos de forma virtual são considerados o meio atual de organização financeira da empresa, pois podem estar disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar. Basta imaginar que o responsável do setor fiscal tirou férias, mas surge a necessidade de um determinado documento. Não há problemas, qualquer outro funcionário com o acesso adequado pode buscar no sistema e resgatá-lo, sem que precise haver dores de cabeça ou até atraso nos prazos. Se a mobilidade propiciada pelo digital já não fosse o suficiente, a guarda dos documentos fiscais na nuvem, impede que os mesmos sejam extraviados. Ou seja, mesmo que o servidor da empresa pegue fogo, os documentos continuam seguros na nuvem para serem utilizados a qualquer momento. E por último, o espaço quase infinito para o empreendedor manter organizado e de fácil localização suas notas fiscais pelo período de tempo que julgar necessário.

Levando em conta tudo que foi dito, é imprescindível que os donos de negócios migrem seus documentos fiscais para o digital. Mesmo que o responsável financeiro tenha preferência por trabalhar com arquivos físicos, é sempre possível imprimi-los direto do sistema, como no caso do Revizia. Então se você ainda tem dúvidas quanto 7a como funciona a organização dos seus documentos fiscais de forma digital, entre em contato conosco: contato@revizia.com.br, teremos prazer em lhe apresentar nosso sistema e ajudar a adaptá-lo a sua empresa.

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