Desorganização fiscal pode prejudicar tanto o caixa das organizações quanto seus investimentos

Problemas ligados à falta de controle e organização efetiva dos documentos fiscais levam às empresas brasileiras a prejuízos anuais bilionários. Estima-se que nos últimos cinco anos, as companhias de grande porte do País, com faturamento acima de R$ 300 milhões, deixaram de recuperar R$ 289 bilhões em impostos pagos indevidamente. Isso é o equivalente a um prejuízo de R$ 57,8 bilhões por ano, motivado pela falta de organização. O impacto no caixa das empresas é ainda maior se forem levadas em consideração as multas aplicadas pelo fisco. A perda de documentos XML’s, linguagem de marcação utilizada para estruturar e armazenar dados em um formato legível por máquina, é apontada como a principal causa desse problema. A startup especializada em auditoria e compliance fiscal, Revizia, criou um ranking dos cinco tipos de documentos XML’s mais comuns de extravio. Em primeiro lugar aparece o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-Sat), seguido pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e na sequência vem a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Na quarta posição aparece o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e logo em seguida a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). O CEO da Revizia, Vitor Santos, ressalta que ao perder tais documentos, a empresa fica exposta às autuações e poderá pagar multas que podem ultrapassar R$ 1 mil por documento perdido. “Com o avanço da reforma tributária, o temor pelas multas e o senso de oportunidade por uma possível recuperação de tributos pagos indevidamente se somaram, provocando um forte impulso na corrida em busca das notas perdidas”, afirma. A empresa especializada em auditoria e compliance também revelou que as companhias com faturamento acima de R$ 300 milhões, deixaram de recuperar, em média, R$ 17,36 milhões em impostos pagos indevidamente anualmente. Enquanto as empresas menores, com faturamento acima de R$ 10 milhões, perdem cerca de R$ 251.928,23 a cada ano. Santos aponta que estes são recursos que poderiam fortalecer o caixa dessas empresas ou serem utilizados para investimentos, mas acabam sendo destinados ao pagamento de tributos por falta de organização da documentação eletrônica.

Recuperação de documentos

O CEO da Revizia lembra que existem maneiras para a recuperação dos arquivos XML, normalmente por meio de um software ou um sistema específico. Ele explica que é possível recuperar notas fiscais por meio do Portal da NF-e. Além disso, as secretarias estaduais da Fazenda possuem serviços para consulta das notas fiscais eletrônicas com a possibilidade de baixar nota por nota manualmente. No entanto, Santos alerta que ao optar por estes métodos, as empresas podem conseguir encontrar, no máximo, cerca de 20 notas a cada cinco minutos. “Uma quantidade bastante reduzida diante do volume de possibilidades existente e das necessidades”, completa. O conflito entre a urgência dos gestores e a lentidão dos sistemas tem levado ao aumento da demanda por soluções tecnológicas, principalmente, diante da iminente aprovação da Reforma Tributária. O executivo da Revizia relata que, só nos últimos dois meses, a demanda pela solução oferecida pela companhia triplicou. “As soluções independentes, dedicadas especificamente à realização deste serviço, como é o nosso caso, elevam a eficiência deste trabalho para uma relação de cinco mil documentos a cada cinco minutos”, destaca. Além disso, é possível cobrar até 10 vezes menos do que o valor médio praticado pelo mercado, que é de R$ 0,55 por documento recuperado. “Nosso processo envolve uma conexão com sistemas de terceiros que são especialistas nas quebras de captcha, retirando assim o trabalho moroso da identificação feita manualmente nota a nota”, explica. Santos também ressalta a importância das empresas possuírem tanto as notas emitidas por elas quanto aquelas emitidas por um terceiro. “Normalmente as empresas possuem as notas que elas emitem quando prestam um serviço, mas é comum elas não terem aquelas em que constam como destinatárias ou tomadores do serviço, quando um terceiro emite notas contra ela, como falamos. E ferramentas como a do Revizia fazem a captura dessas notas que podem conter créditos de impostos a serem tomados. Você tem que ter essa documentação escriturada para não tomar multas”, alerta. Segundo o CEO da Revizia, as companhias costumam fazer essa captura de forma manual, a partir de uma equipe do financeiro que armazena e organiza essas as notas emitidas contra elas, uma a uma. “Geralmente esse armazenamento é feito em servidor físico, o que não é muito bom devido ao risco de erros, danificações ou qualquer outro fortuito no sistema que fariam essas notas serem perdidas”, relata. Para ele, o correto é fazer a captura automática, por meio do certificado digital e pelo armazenamento em nuvem. Ele ainda reforça a importância das empresas terem a posse dos documentos XML’s além de ter uma boa equipe para escriturar esses documentos, tanto no nível fiscal quanto no contábil. “Dessa forma é possível ter uma contabilidade razoável no sentido de evitar multas e autuações do Fisco, além de aproveitar a totalidade dos créditos que se tem direito”, conclui. Veja a matéria original aqui.